Het afwerken van het interieur van je kantoor is een belangrijke zaak. Zeker als je wilt dat die inrichting écht bijdraagt aan je productiviteit en de gezelligheid van je kantoor. Er zijn heel wat manieren waarop je je kantoor compleet kunt maken, waaronder fotolijsten hangen.

Waarom zou je nu fotolijsten:https://gallerix.nl/fotolijsten] in je kantoor moeten verwerken, en hoe komt het dat zo’n kleine accessoire toch een groot effect kan hebben op de algemene look en feel van de ruimte?

Goede redenen om een fotolijst in je kantoorinterieur te verwerken

1. Een leuke blikvanger

Ten eerste kan een fotolijst, bijvoorbeeld een model dat perfect past in een klein kantoor, perfect fungeren als stijlvolle blikvanger in een kantoor dat er anders een beetje saai of leeg uitziet. Vaak ligt de focus bij het inrichten van een dergelijke ruimte op het functionele, en dat is natuurlijk normaal.

Toch kan je dat gemakkelijk té ver nemen, waardoor je kantoorruimte meer weg heeft van een begraafplaats dan van een kantoor dat productiviteit in de hand werkt. Kies je ervoor om een fotolijst op kantoor te hangen? Dan breng je meteen wat meer leven in de brouwerij!

2. Strak en eenvoudig

Daarbij passen fotolijsten, als je de juiste keuze maakt, heel goed bij het functionele karakter van je kantoor. Het belangrijkste is dat deze ruimte op die manier is ingericht dat je je er kunt concetreren op je werk. Decoratie en hebbedingetjes als fotolijsten mogen, maar als ze het grootste deel van de aandacht opeisen, dan zit je met een probleem!

3. Verschillende stijlen en ontwerpen

Ten slotte zijn fotolijsten in oneindig veel stalen en designs verkrijgbaar. Of je nu de moderne kant wilt opgaan met een strakke, metallic fotolijst of toch maar liever een landelijk kadertje in je kantoor verwerkt met een houten frame, alles is mogelijk. Zo geef je je werkplaats precies de look die je wilt!

Het is niet altijd gemakkelijk om te bepalen wat nou de geschikte kleding is om aan te trekken naar kantoor. Uit onderzoek is zelfs gebleken dat slechts 55% van de werkplekken daadwerkelijk een dresscode heeft voor kantoorkleding. De voorschriften worden steeds flexibeler, maar nog steeds zijn er duidelijke do’s and don’ts. Dus wat kan wel, maar vooral; wat kan echt niet? We bespreken hier de algemene richtlijnen waarmee je op de meeste kantoren goed voor de dag kunt komen. Kies jouw nieuwe office look op NA-KD en maak jezelf klaar voor je werk!

Soorten kledingvoorschriften voor op kantoor

Zakelijke dresscodes zijn in principe onder te verdelen in vier categorieën:

• Zakelijk formeel
• Zakelijk professional
• Zakelijk casual
• Casual

Business Formal

De meest serieuze categorie voor kantoorkleding is business formal. Dit betekent full-on maatpak en stropdas voor mannen. Vrouwen hebben iets meer keuze maar nog steeds geldt ‘dress to impress’. Ga voor een broekpak of rokkostuum en combineer deze met conservatieve accessoires en schoenen met een hak.

Business Professional

Een stapje minder officieel dan voorgaande is zakelijk professioneel. Vergis je niet, hier geldt nog steeds conservatief en traditioneel, echter is deze dresscode wat flexibeler met kleuren en patronen. Als man hul je jezelf in een pak met stropdas. Dit pak mag echter in andere tinten gedragen worden dan traditioneel zwart of donkerblauw. De stropdas mag felle kleuren of opvallende patronen bevatten. Vrouwen dragen meestal een pak of rok, afgekleed met een topje en jasje en sieraden mogen wat meer opvallen.

Business Casual

Wordt er op je kantoor gezegd dat je zakelijk casual gekleed mag komen, dan wordt er eigenlijk gezegd dat je niet dagelijks in pak naar kantoor hoeft. Pumps en kousen mogen afgewisseld worden met nette pantalons en een bloesje. Je moet wel een zekere mate van professionaliteit behouden, zelfs in casual look. Hierbij kun je voor heren denken aan een colbert met knoopjes, als vrouw mogen rokken, pantalons of kaki’s gecombineerd worden met een bloesje, net vest of jasje.

Sieraden mogen gezien worden en daarin hoef je niet terughoudend te zijn.

Casual

Het woord casual zegt het al; het is de minst formele stijl. De grootste uitdaging is om ervoor te waken dat je professionaliteit blijft behouden, ook al mag je casual de deur uit. Je moet er bijvoorbeeld altijd voor zorgen dat je kleding gestreken is en geen vlekken of beschadigingen bevat.

Een casual broek of pantalon met een polo met kraag of een trui met ronde hals is voor mannen uitermate geschikt. Voor vrouwen is er nog iets meer keuze; zij kunnen gaan voor mooi zittende topjes of bloesjes, pantalons of een rok die een speels model mag hebben. In kleuren en patronen mag je creatief zijn en hoef je jezelf niet in te houden.

Veel ondernemers die net met hun bedrijf starten hebben in het begin niet veel ruimte nodig. Vaak hebben ze genoeg aan een plek waar ze met een laptop of computer kunnen werken. Aan de keukentafel is dan bij wijze van spreken ruimte genoeg. Ook eigenaren van bijvoorbeeld webshops en administratiekantoren verrichten hun werkzaamheden, zeker wanneer ze net gestart zijn, vaak vanuit huis. Bij een aantal beroepen is het van oudsher zelfs gebruikelijker om thuis te werken dan buiten de deur: vertaler, tekstschrijver en webdesigner zijn voorbeelden van beroepen die vaak vanuit huis worden uitgeoefend.

Een professionele werkomgeving

Toch zullen de meeste zelfstandig ondernemers erkennen dat een fijne werkplek in een professionele kantoorruimte veel voordelen heeft. Het uiteindelijke doel is immers meestal om het bedrijf te laten groeien en er zoveel mogelijk winst mee te maken. Met meer klanten zal er ook meer werk zijn, waardoor het vaak steeds moeilijker wordt om zakelijke bezigheden en het privéleven gescheiden te houden wanneer je altijd vanuit huis werkt. Het huren van een kantoorruimte is dan een goede oplossing.

Eigenaren van bedrijven die zo hard groeien dat het werk niet meer door één persoon af te handelen is zullen ook erg blij zijn met een professioneel kantoor. Als er één of meerdere werknemers worden aangenomen, werkt dat prettiger wanneer iedereen zich in hetzelfde kantoor of kantoorpand bevindt. Via https://workaround.io/nl zijn er kantoren en werkplekken te vinden die voldoen aan de zeer uiteenlopende wensen van ondernemers.

De voordelen van het huren van een kantoorruimte

Het huren van een kantoorruimte is het overwegen waard, zeker wanneer een bedrijf groeit. Daarmee profiteert een ondernemer van de voordelen van een professionele werkplek, zonder te hoeven investeren in de aanschaf van een bedrijfspand. Ook als de opbrengsten van een bedrijf redelijk onvoorspelbaar zijn, loopt een ondernemer op deze manier minder risico dan wanneer hij een kantoorruimte koopt. Zeker voor starters en zzp’ers is dat aantrekkelijk.

Zelfstandig ondernemers kennen het belang van flexibiliteit. Daarom is het een voordeel dat zij bij het huren van een ruimte voor hun bedrijf kunnen kiezen uit verschillende mogelijkheden die, indien nodig, aan te passen zijn. De grootte van het kantoor met een bepaald aantal benodigde werkplekken is hierin belangrijk. Ook de locatie en daarmee de bereikbaarheid kan een reden zijn om voor een specifieke kantoorruimte te kiezen. Daarnaast zullen voor sommige ondernemers voorzieningen als vergader- en ontvangstruimten belangrijk zijn.

Een goede match

Ondernemers die een kantoorruimte willen huren kiezen uit het aanbod een werkplek die bij hen past. Online worden zij gematcht met bedrijven die kantoorruimtes verhuren, van een enkel bureau op een flexibele werkplek tot een ruim kantoor waar meerdere mensen kunnen zitten. Mochten de wensen en eisen van een huurder op het gebied van locatie en ruimte in de loop van de tijd veranderen dan kan via hetzelfde kanaal altijd een nieuwe match gevonden worden.

De tijd van saaie emotieloze kantoorruimtes ligt gelukkig ver achter ons: sfeervolle kantoren met een bepaald thema zijn helemaal hip tegenwoordig. Gelukkig maar, want je zit toch veel liever te werken in een intieme ruimte met hier en daar een leuke lamp, fijne witte vloerkleden en een prachtig schilderij aan de muur?

Vloerkleden

Iets dat je vroeger eigenlijk nooit zag en dat we tegenwoordig steeds vaker tegenkomen in kantoorruimtes zijn heerlijke warme vloerkleden. Of het nu hoogpolige, laagpolige of sisal vloerkleden zijn, dat maakt eigenlijk niet zoveel uit: als het maar bij de rest van de inrichting past en een meerwaarde geeft aan het interieur.

Een groot voordeel van vloerkleden is dat het de akoestische problemen die je vaak ervaart in minimalistische kantoren heel eenvoudig wegneemt. Want waar je vroeger vaak de standaard harde tapijttegels op de vloer in een kantoor tegenkwam, ligt er tegenwoordig meestal een gladde, harde linoleum of pvc-vloer. Erg praktisch voor de schoonmaker, maar minder fijn voor de mensen die het kantoor dagelijks volop gebruiken. Het geluid galmt en echoot hierdoor namelijk veel sneller, waardoor je het telefoongesprek van je collega aan de andere kant van de ruimte bijna woord voor woord kunt verstaan.

Planten

Van planten kun je er eigenlijk nooit teveel hebben en dat geldt eigenlijk ook voor op kantoor. Dit wil natuurlijk helemaal niet zeggen dat je een gigantische wildernis moet creëren, zodat je jezelf elke keer als je een kopje koffie gaat halen een weg moet banen alsof je in een oerwoud bent. Maar hier en daar een mooie grote plant in een dooie hoek van de ruimte en bijvoorbeeld bij, op of boven elk bureau een mooie groene bloeier is echt aan te raden. Niet alleen creëer je hierdoor een huiselijke en gemoedelijke sfeer, ook is het de perfecte manier om de luchtkwaliteit in je kantoor te verbeteren, zonder dat dit bakken aan elektriciteit kost.

Heb je nou niet zo’n heel groot kantoor qua oppervlakte, bedenk dan eens een creatieve manier om je planten in de lucht te hangen. Er zijn tegenwoordig allerhande manieren beschikbaar om dit voor elkaar te krijgen en er zijn bepaalde plantjes waarvan de wortels niet eens in de potgrond hoeven te staan om te overleven: zij halen hun voedingsstoffen namelijk uit de lucht. Ook zijn er diverse zwevende plantenbakken te koop, maar een beetje handige Harry kan dit in een middagje zelf eenvoudig maken.

Sfeerverlichting

Op een kantoor moet gewerkt worden, dat snappen wij ook. Maar een beetje sfeerverlichting op de juiste plekken waar goed over is nagedacht, hoeft de productiviteit van je werknemers niet te verminderen. Veel kantoren hebben nog steeds de oude vertrouwde TL-verlichting hangen. Als je het ons vraagt één van de vervelendste en minst sfeervolle lichtbronnen die er bestaan. Zorg er bij het plaatsen van sfeerverlichting in ieder geval voor dat de lichtbronnen een helder licht voortbrengen en wissel bijvoorbeeld hanglampen, bureaulampen en staande lampen met elkaar af. Je zult zien dat je kantoor er direct gezelliger uitziet.

Duidelijke informatieverstrekking bespaart enorm veel werktijd. Als belangrijke zaken helder worden aangegeven zijn vragen immers overbodig.

Klantinformatie

Met name bij kantoren waar klanten aan de balie komen is het handig om belangrijke informatie aan de muur te hangen. Tijdens het wachten kunnen klanten deze inlichtingen rustig doorlezen. Hierdoor is de kans groot dat ze minder tijd bij de balie nodig hebben of zelfs al antwoord hebben op de vraag waarmee ze binnenkwamen. Om te bepalen wat belangrijke informatie is, kan een lijst gemaakt worden van de meest gestelde vragen van klanten. Er moet voorkomen worden dat er een overmaat aan mededelingen aan de muur hangt, want dat leidt enkel tot verwarring bij de klant.

Om een mededeling te laten opvallen dient deze groot te zijn opgeschreven. Belangrijke meldingen worden bij voorkeur in opvallende lijsten geplaatst zodat ze direct bij de binnenkomende klant in het oog springen. Het is van belang om de informatie op dat deel van de muur te plaatsen waar geen stoelen aanwezig zijn. Zo kan namelijk voorkomen worden dat iemand voor een zittende klant moet gaan staan om het bericht te kunnen lezen.

Betreft het een kantoor dat producten verkoopt, dan is het een goed idee om afbeeldingen van de verschillende artikelen of diensten op te hangen zodat de klant een beeld kan krijgen van de geboden koopwaar. Bij bepaalde beroepen is het tevens wenselijk om eventuele diploma’s in te lijsten en zichtbaar aan de muur te bevestigen. Dit straalt professionaliteit uit en schept dus vertrouwen bij potentiële klanten.

Informatie voor het personeel

Zelfs het kantoorpersoneel moet soms geïnformeerd worden, bijvoorbeeld over bepaalde regels en/of afspraken die op het kantoor gelden. Ook dan is het erg handig om de muren van de kantoorruimte daarvoor (gedeeltelijk) te gebruiken. Kantoormedewerkers lopen immers regelmatig heen en weer zodat ze regelmatig herinnerd worden aan hetgeen er van hen verwacht wordt.

Voor kennisgevingen van gebeurtenissen is het slim om een prikbord bij het koffieapparaat op te hangen. Tijdens het wachten op koffie of thee wordt er automatisch op het bord gekeken. Tegenwoordig worden dit soort mededelingen ook altijd via de mail naar de personeelsleden verzonden, maar een gezellig prikbord met daarop de belangrijkste berichten heeft zijn charme nog lang niet verloren.

Veel mensen denken bij een gastenboek meteen aan bruiloften en andere feestelijkheden, maar een gastenboek is ook heel geschikt om in je kantoor of bedrijf neer te leggen. In een gastenboek kunnen bezoekers en gasten hun naam en eventueel de datum noteren, en vertellen hoe ze het bezoek aan jouw bedrijf hebben ervaren. Dit is niet alleen leuk voor jezelf en je collega’s of werknemers, maar het kan ook erg leerzaam zijn. Je komt bijvoorbeeld te weten hoe klanten werkelijk over je bedrijf denken, zodat je eventuele veranderingen kunt doorvoeren. Papieren gastenboeken zijn al geruime tijd populair, maar tegenwoordig zie je ook steeds vaker dat bedrijven een digitaal gastenboek op hun bedrijfswebsite hebben staan. In dit artikel gaan we vooral in op het papieren gastenboek.

Aanvankelijk zag je gastenboeken hoofdzakelijk in hotel en restaurants liggen. Een gastenboek biedt in dat geval de bezoekers de gelegenheid om hun waardering of ongenoegen over de kamers van het hotel, de service en de kwaliteit van bijvoorbeeld het eten te uiten. Uiteraard kunnen andere gasten ook altijd lezen wat voorgaande gasten in het gastenboek geschreven hebben. Met zo’n gastenboek kan een hotel of restaurant zijn kwaliteiten tonen en tegelijkertijd reclame maken. Nog een leuke bijkomstigheid is dat wanneer beroemde of hooggeplaatste gasten jouw hotel of restaurant hebben bezocht, je hiermee kunt pronken. Zou jij ook graag een gastenboek neer willen leggen in je bedrijf? Kijk dan eens op BGA.nl, want daar zijn fraaie gastenboeken in diverse soorten en maten verkrijgbaar.

Niet alleen restaurants en hotels maken dankbaar gebruik van gastenboeken, maar ook in musea, op beurzen en bij tentoonstellingen kom je ze vaak tegen. In dat geval is het de bedoeling dat de bezoekers opschrijven wat ze van de beurs, expositie of show vonden. In zo’n gastenboek uiten bezoekers vaak hun emoties. Denk bijvoorbeeld aan een indrukwekkende expositie over de Tweede Wereldoorlog, waar bezoekers van verschillende leeftijden naartoe komen. Het gastenboek is in dat geval een ideaal medium om de emoties van de bezoekers te vangen en tot uiting te laten komen, en wellicht dat een volgende persoon zich daardoor aangetrokken voelt om de expositie ook te gaan bekijken.

Een plek waar je ook een gastenboek tegen zou kunnen komen, is – hoe bizar ook – op een bergtop. Een dergelijk gastenboek wordt een ‘gipfelbuch’ of ‘topboek’ genoemd. Met name in de Alpen en op diverse klimrotsen worden deze gipfelbucher neergelegd om diegenen die de berg bedwongen hebben de mogelijkheid te geven om zowel hun naam als eerbetoon achter te laten als hun ervaringen over het beklimmen van de berg te beschrijven. Deze gipfelbucher worden meestal bewaard in weerbestendige hoezen of in een blikken kast nabij het zogenoemde ‘gipfelkreuz’, want zoals je zult begrijpen kan het weer nogal onstuimig zijn bovenop een bergtop en het zou zonde zijn als het gastenboek hierdoor verloren ging.

Vrijwel iedereen bezit tegenwoordig een laptop en smartphone. Is het niet voor privégebruik, dan wel voor hun werk. Iedereen weet dat telefoon hoesjes essentieel zijn voor het beschermen van een dure smartphone, want voorkomen is immers altijd beter dan genezen! In dit artikel gaan we in op de stijlvolste telefoonhoesjes voor op kantoor of privé!

Thuiswerken saai? Niet met deze telefoonhoesjes!

Sinds de coronapandemie wordt er sterk aanbevolen zoveel mogelijk thuis te werken. Daar wordt gelukkig gehoor aan gegeven, waardoor veel mensen tegenwoordig thuis zitten. Elke dag hetzelfde ritueel kan op den duur gaan vervelen, waardoor we genoodzaakt zijn om de kleine dingen in het leven te waarderen. Juist omdat iedereen nu thuiswerkt, is het mogelijk om bijvoorbeeld je telefoonhoesje te veranderen. Waar je eerst misschien rekening hield met een simpele, zakelijke uitstraling om een goede indruk bij je baas te wekken is het nu mogelijk om gehoor te geven aan je persoonlijke voorkeur.

Kies bijvoorbeeld voor een prachtige marmerlook, dierenprint, of chique lederlook. In allerlei verschillende formaten en trendy kleuren zoals azuurblauw, donkergroen, roze en mintgroen krijgt je smartphone een geheel nieuwe look waardoor je telefoon weer als nieuw lijkt. De hoesjes kunnen bovendien gecombineerd worden met handige duimringen, paspoorthouders, kettingen, armbanden, sleutelhangers en nog veel meer. Zo krijgt je thuiskantoor een upgrade en ben jij weer klaar voor de dag.

Screen protectors

Voor wie zijn of haar smartphone al wel eens heeft laten vallen, weet dat een goede screen protector zeer belangrijk is om de schade van valpartijen te beperken. Een barst in het scherm of erger nog, een compleet defect scherm is funest voor het werk, privé maar ook voor de portemonnee. Een beeldschermreparatie kost al gauw de helft van de prijs van de telefoon zelf! Een investering in een goede screen protector is dus slim en kan een hoop ellende voorkomen. De meeste screen protectors zijn van glas, die een valpartij meestal ook niet overleven, maar die het scherm zelf beschermen. Er zijn ook screen protectors van plastic, die je als een dun laagje over het scherm heen plakt. Deze houden het scherm bij elkaar en zorgt voor een anti-kraslaag.

Er zijn tegenwoordig talloze digitale hulpjes, zoals software en computerprogramma’s, die het kantoorwerk vergemakkelijken. In dit artikel gaan we dieper in op een drietal van deze handige stukjes software.

CRM-systeem

CRM is een afkorting voor het Engelstalige Customer Relationship Management, en wordt in het Nederlands soms ook wel een verkoopbeheersysteem of relatiemarketingsysteem genoemd. Dergelijke systemen voeren een analyse uit van de klantgegevens, met als doel het verbeteren van de zakelijke relatie met de klant. Het uiteindelijke doel is het maken van verbindingen tussen klant en bedrijf of organisatie, zodat de inkomsten verhoogd kunnen worden.

Een mooi voorbeeld van een vernieuwend CRM-systeem is dat van Lime Technologies. Zij zorgen met hun systeem namelijk voor een naadloze totaalervaring, doordat ze het systeem volledig aan kunnen passen aan jouw wensen en behoeftes. Dit creëert een werkdag die een stuk efficiënter verloopt voor jou en je collega’s. Voor meer informatie over de diensten van Lime Technologies kun je een kijkje nemen op https://www.lime-technologies.nl.

Mindmapping en datavisualisatie

Mindmapping is een manier waarmee men snel en efficiënt tot de kern van een vraagstuk kan komen. Door het creëren van een mindmap denk je effectiever en kun je gedachtestromen visualiseren. Het voordeel van een goede mindmap is dat je complexe informatie beter zult kunnen onthouden, en dat je sneller probleemoplossend te werk zult gaan. Ook het leren van informatie wordt effectiever door het gebruik van een mindmap.

Er is veel verschillende software op de markt waarmee je visuele orde in de chaos van ideeën en gedachten kunt scheppen. Van gratis tot betaalde software, software speciaal voor mobiele apparatuur en uitgebreide software voor op kantoor: het is tegenwoordig allemaal mogelijk.

Digitale archieven en notities

Er wordt meer en meer gewerkt vanuit huis, flexplekken en zelfs onderweg. Om goede ideeën, belangrijke notities en aantekeningen te maken heb je dus een betrouwbaar stukje software nodig, dat je op elk apparaat uit moet kunnen lezen, aan moet kunnen passen en moet kunnen delen. Evernote is zo’n digitaal notitieboek, dat je bovendien de mogelijkheid biedt om allerhande bestanden toe te voegen aan je notities. Denk hierbij aan foto’s, geluidsopnames en documenten. Door het synchroniseren met alle gekoppelde apparaten mogelijk te maken, heb je altijd en overal je notities bij de hand. Dit kan natuurlijk naast werkdocumenten ook over je studie, je hobby of je huishouden gaan, dus het is een multifunctionele applicatie die je eigenlijk niet kunt missen.

Visitekaartjes digitalisatie

Zelfs in dit technologische tijdperk werken veel mensen nog steeds met visitekaartjes. Erg handig wanneer je een nieuwe potentiële klant of zakenrelatie ontmoet, en je op een snelle manier je contactgegevens wil uitwisselen. Maar eenmaal terug op kantoor na een weekend op een beurs of een zakelijke bijeenkomst zit je met een pak visitekaartjes. Deze kun je echter heel gemakkelijk omzetten naar digitale gegevens, zodat je ze aan je contacten kunt toevoegen. CamCard is een mooi voorbeeld van een app die dit voor je bewerkstelligt. Je fotografeert namelijk de visitekaartjes, CamCard herkent de gegevens en slaat de data op in je lijst met contactpersonen.

De overheidsmaatregelen met betrekking tot de huidige ‘pandemie’ hebben ertoe geleid dat bedrijven genoodzaakt werden om hun kantoren digitaal te optimaliseren.

Bedrijven hebben inmiddels kunnen ervaren hoe het is om hun thuisblijvende werknemers op afstand aan het werk te zetten. Het is daarbij belangrijk om ervoor te zorgen dat dit op een effectieve manier kan plaatsvinden. Kantoorproducten kunnen zeker bijdragen aan deze effectiviteit.

Nu de kantoren voor het merendeel gesloten zijn, is het niet langer nodig om aan de gebruikelijke kantoorartikelen te denken. Het is op dit moment veel belangrijker om producten voor jouw digitale kantoor aan te schaffen.

Er zijn verschillende producten verkrijgbaar die werknemers de mogelijkheid bieden om op een prettige manier digitaal aan de slag te gaan. Het is echter noodzakelijk dat je werknemer toegang heeft tot het internet en dat hij over de juiste programma’s beschikt zodat hij ongehinderd met jou en zijn collega’s kan communiceren.

Er zijn tegenwoordig diverse soorten en merken computers in omloop, dus niet iedere werknemer zal beschikken over dezelfde apparatuur. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat al je werknemers de beschikking krijgen over de programma’s die ook op het fysieke kantoor gebruikt worden. Als jouw bedrijf programma’s gebruikt die door het internet beheerd worden zal dit in de meeste gevallen geen problemen opleveren. Indien jouw bedrijf echter gebruik wenst te maken van aangepaste, gespecialiseerde software, dan wordt het een ander verhaal. Zorg er in dat geval voor dat iedere werknemer over de juiste producten kan beschikken.

Ook wat betreft de communicatie is het belangrijk om te kiezen voor een eenvoudig programma dat iedereen vanuit huis kan gebruiken. Voorkom dat er voor het onderling communiceren meerdere programma’s en media gebruikt worden: alle berichten moeten immers voor iedere werknemer gemakkelijk terug te vinden zijn. Kortom, om misverstanden te voorkomen dient miscommunicatie vermeden te worden. Zorg er dus voor dat alle informatie op een goede manier en op één plek geordend blijft.

Als jouw bedrijf voornamelijk gebruik wenst te maken van programma’s die alleen voor MacOS zijn gemaakt, dan kan dit mogelijk tot financiële problemen leiden. De aanschaf van MacBooks en iMacs is namelijk een erg grote investering.

Gelukkig zijn er tegenwoordig meerdere opties: zo kan het bijvoorbeeld erg lucratief zijn om een refurbished MacBook pro aan te schaffen. Deze opgeknapte tweedehands producten drukken de kosten en zorgen ervoor dat de werknemers die zelf niet in het bezit zijn van een MacBook of iMac, toch met een goed product vanuit huis aan de slag kunnen gaan.

Is jouw kantoorplek of home office permanent een vuilnisbelt? Zweven belangrijke facturen en spreadsheets overal rond, behalve op de plek waar je ze verwacht?

Er valt veel voor te zeggen om over te schakelen naar een paperless office, waarbij al je documenten digitaal staan. Dat is niet voor elke kantooromgeving haalbaar of zelfs maar wenselijk. Lees daarom hier de beste tips om je papieren te ordenen, en haal met een opgelucht hart weer adem achter jouw perfect opgeruimde bureau!

Koop het opbergsysteem waar jij handig mee kunt werken

Er zijn heel veel manieren om losse papieren te temmen. Je kan kiezen voor een hangkast of een systeem met magneetjes omdat dat er in de (web)winkel leuk uitzag. Als je het in de praktijk niet fijn vindt om met dat systeem te werken, dan zal je nog steeds papieren op de grote berg blijven deponeren.

Kies dus een systeem dat voor jou fijn voelt en waarmee jij binnen een paar minuten een flinke stapel documenten kan opbergen. Of dat nou alfabetische ringmappen, plastic of kartonnen ordeners, grote dozen of plastic cassettes zijn.

Maak er ruimte voor

Misschien heb je wel de wil om je papieren netjes op te bergen, maar heb je domweg niet voldoende plek. Dan is het geen wonder als je administratie zich verspreidt over je bureau. Tot het punt dat je je computermuis zich spoorloos heeft verstopt onder de correspondentie, en zich er echte muizen tussen je facturen nestelen.

Jij bent toe aan extra tafels, bureaus of kasten om je papieren kwijt te kunnen. Dat betekent dat je misschien je kantoorruimte eerst op moet ruimen. Weg met overtollige stoelen, tafels of planten. Vervang ze door een meubel waarin je al je papieren kunt leggen. En trakteer jezelf op een heerlijk stuk taart van jeEigenTaart – je hebt zojuist de ruimte en orde gecreëerd waarin je geconcentreerd kunt werken!

Bedenk hoe lang je een bepaald soort document wilt bewaren

Niet alle papieren hoeven tot in de lengte der dagen bewaard te worden. Na een bepaalde tijd heb je er niks meer aan, en kan je ze probleemloos bij het oud papier deponeren. Hier een paar vuistregels voor hoe lang een bepaald papier nuttig is.

• Aankoopbonnetjes die je al gedeclareerd of verwerkt hebt, kunnen na een maand of 2 de prullenbak in.
• Facturen voor opdrachten of kleine goederen zijn na een jaar rijp voor recycling.
• Bankdocumenten verliezen na 5 jaar hun relevantie
• Belastingaangiftes en loonadministratie kan je na 7 jaar de deur uit doen.
• Contracten voor grote aankopen, vastgoed en verzekeringsdocumenten zijn een goede 10 jaar belangrijk.