De manier waarop onze werkplekken evolueren is fascinerend. Een van de meest opvallende veranderingen van de afgelopen jaren is de verschuiving van het vertrouwde papieren notitieblok naar zijn digitale tegenhanger. Deze evolutie is meer dan alleen een technologische gadget; het is een fundamentele verandering in hoe we informatie vastleggen, organiseren en delen. Laten we de reis van het digitale notitieboek verkennen en ontdekken hoe het een steeds belangrijker instrument wordt in het moderne kantoor.

De beginjaren Van papier naar de eerste digitale pogingen

De droom van het papierloze kantoor

De droom van een papierloos kantoor is niet nieuw; al decennia wordt er gesproken over het verminderen van de papierstapels die bureaus en archiefkasten vullen. De realiteit bleek echter weerbarstiger. Veel kantoren werden eerder ‘paper-light’ – gericht op papiervermindering – dan volledig papierloos. De eerste digitale notitie-instrumenten waren dan ook vaak softwarematige oplossingen, zoals vroege versies van notitie-apps, die probeerden de structuur van een notitieboek na te bootsen op een computerscherm. Het doel was duidelijk: de rommel verminderen, de organisatie verbeteren en de informatie toegankelijker maken. Dit zijn voordelen die ook centraal staan in de bredere beweging naar een papierloos kantoor, hoewel de volledige eliminatie van papier vaak een uitdaging blijft.

De komst van gespecialiseerde e-ink apparaten

De echte doorbraak kwam met de ontwikkeling van gespecialiseerde hardware. De opkomst van e-ink notitieboeken, zoals de pionierende ReMarkable, was een belangrijke stap. E-ink (elektronische inkt) is een technologie die een papierachtige, energiezuinige weergave biedt, wat prettiger is voor de ogen bij langdurig lezen en schrijven. Deze apparaten waren onderscheidend omdat ze zich specifiek richtten op het nabootsen van de schrijf- en leeservaring van papier. Met hun minimalistische ontwerp en afleidingsvrije interface boden ze een tegenhanger voor de multifunctionele, maar vaak overprikkelende tablets. De focus lag op concentratie en het bieden van een tactiele ervaring die zo dicht mogelijk bij pen en papier kwam, een behoefte die leeft bij professionals die waarde hechten aan gefocust werken.

Technologische vooruitgang en nieuwe mogelijkheden

Verbeterde schermen en schrijfervaring

De eerste generatie digitale notitieboeken legde een belangrijke basis, maar de technologie heeft sindsdien een enorme sprong voorwaarts gemaakt. De e-ink schermen werden scherper, sneller (met responstijden tot 20 milliseconden) en kregen soms zelfs achtergrondverlichting of kleur, zoals bij de Onyx Boox Tab Ultra C. Dit opende nieuwe mogelijkheden voor visuele notities, het lezen van documenten met grafieken of afbeeldingen en zelfs het scannen van documenten met een ingebouwde camera. De schrijfervaring zelf werd ook verfijnder, met stylussen die duizenden drukniveaus detecteren (vaak 4096 of meer) en een responstijd die het gevoel geeft direct op het ‘papier’ te schrijven. Een voorbeeld van een apparaat dat de grenzen verlegt op het gebied van schermgrootte en professionele functionaliteit is de Boox Note Max, die met zijn 13,3-inch display een indrukwekkend canvas biedt voor notities en documentbewerking, hoewel het bewust weglaten van front light bijdraagt aan een directere schrijfervaring.

Uitbreiding van functionaliteit Apps en handschriftherkenning

De functionaliteit breidde zich snel uit voorbij het simpele noteren. Veel apparaten, zoals de Boox Note Air 2 Plus of de Aipaper, draaien nu op Android, waardoor gebruikers toegang hebben tot een breed scala aan apps via de Google Play Store, net als op een reguliere tablet, maar dan met de voordelen van een e-ink scherm. Denk aan het direct kunnen openen en annoteren van PDF’s (zoals projectplannen of rapporten), het surfen op het web voor research, of het integreren met projectmanagement tools. Cruciaal werd ook de mogelijkheid om handgeschreven notities om te zetten naar digitale tekst. Deze functie, die we bijvoorbeeld terugzien bij Kobo eReaders (in hun ‘Geavanceerde notitieboeken’) en software zoals OneNote, is een enorme efficiëntieslag. Het maakt notulen van vergaderingen direct doorzoekbaar en deelbaar, en bespaart uren aan overtikwerk. Digitale notities kunnen zo eenvoudig worden gearchiveerd en teruggevonden.

Hybride oplossingen Het beste van twee werelden

Naast de pure e-ink apparaten ontstonden er ook interessante hybride oplossingen die de kloof tussen analoog en digitaal overbruggen. Denk aan slimme notitieboeken zoals de Rocketbook, waar je op speciale pagina’s schrijft met een uitwisbare pen en vervolgens je notities scant met een app om ze digitaal op te slaan in de cloud. Of neem het LAMY digital paper Notebook, dat gebruikmaakt van ncode-technologie (waarbij een speciale pen een onzichtbaar patroon op het papier leest): je schrijft op echt papier met een slimme pen, en je notities verschijnen direct digitaal in een app zoals Neo Studio. Deze oplossingen bieden het beste van twee werelden voor wie de tactiele ervaring van papier niet wil missen, maar wel de voordelen van digitale opslag, organisatie en deelbaarheid zoekt.

De slimme toekomst Intelligentie en integratie

De rol van kunstmatige intelligentie (AI)

De meest recente en misschien wel meest spannende ontwikkeling is de integratie van kunstmatige intelligentie (AI). Digitale notitieboeken worden ‘slimmer’. Nieuwkomers zoals de Viwoods Aipaper, met zijn 4,5mm dunne profiel en AI-functies, en gevestigde software zoals Microsoft OneNote met zijn Copilot-functie, gaan verder dan alleen vastleggen. Ze kunnen helpen bij het samenvatten van lange notities, het genereren van ideeën, het plannen van taken op basis van aantekeningen, en zelfs het beantwoorden van vragen over de inhoud. Dit transformeert het digitale notitieboek van een passief opslagmedium naar een actieve assistent in het denk- en werkproces, een ‘notitiepartner’.

Cloudsynchronisatie en samenwerking

Deze intelligentie gaat hand in hand met betere integratie en samenwerkingsmogelijkheden. Digitale notities kunnen nu naadloos worden gesynchroniseerd via de cloud (denk aan Google Drive, Dropbox, OneDrive) en zijn toegankelijk op al je apparaten – van je e-ink notitieboek tot je smartphone en computer. Real-time samenwerken in hetzelfde notitiebestand, zoals mogelijk in OneNote of via gedeelde notitieboeken op platforms als Google Slides, wordt steeds gebruikelijker. Dit is essentieel voor teamprojecten, gezamenlijke documentatie en vergaderingen op afstand. Het delen van een digitaal notitieboek is oneindig veel eenvoudiger dan het kopiëren of doorgeven van papieren vellen, wat de efficiëntie en kennisdeling binnen teams enorm ten goede komt.

Voordelen en uitdagingen in de kantoorcontext

Deze evolutie past perfect binnen de bredere context van het moderne, efficiënte kantoor. De voordelen van digitale notitieboeken – tijdsbesparing (minder zoeken, sneller delen), kostenreductie (minder papier, printkosten, opslagruimte), verbeterde beveiliging (encryptie, toegangscontrole) en duurzaamheid – sluiten direct aan bij de doelstellingen van een ‘paper-light’ werkomgeving. De overstap naar digitale tools, mits goed geïmplementeerd, leidt vaak tot een productievere en georganiseerde werkomgeving. Natuurlijk zijn er uitdagingen, zoals de initiële investering, het trainen van medewerkers en het kiezen van de juiste systemen – of dat nu een dedicated e-ink apparaat is, een tablet met een papierachtige screenprotector, of een geavanceerd Document Management Systeem (DMS) (een systeem voor centraal digitaal documentbeheer) dat notities integreert. Een gefaseerde aanpak (‘Dip in a Toe’), waarbij bijvoorbeeld één afdeling start, kan vaak helpen om weerstand te overwinnen en succes te boeken.

Het kiezen van het juiste digitale notitieboek

Het kiezen van het juiste digitale notitieboek hangt sterk af van de specifieke behoeften van de gebruiker en de kantooromgeving. Gaat het puur om gefocust schrijven, lezen en notuleren zonder afleiding? Dan is een minimalistisch e-ink apparaat zoals de ReMarkable 2 of Kobo Elipsa 2e wellicht ideaal. Is flexibiliteit, toegang tot apps en uitgebreide documentverwerking (inclusief kleur) belangrijk? Dan biedt een e-ink tablet met Android, zoals de Onyx Boox serie, meer mogelijkheden. En voor wie de overstap van papier geleidelijk wil maken of de voorkeur geeft aan het schrijven op echt papier, zijn de hybride oplossingen zoals Rocketbook of LAMY ncode een uitkomst. Het is belangrijk om de workflow, de gewenste functies (zoals handschriftherkenning, cloudintegratie, AI-ondersteuning) en de wensen van de gebruiker centraal te stellen bij de keuze.

De digitale pen strijkt neer Een nieuw tijdperk voor kantoorproductiviteit

De reis van het digitale notitieboek is indrukwekkend. Van eenvoudige pogingen om papier te imiteren tot geavanceerde, intelligente hulpmiddelen die actief meedenken en naadloze samenwerking mogelijk maken. Deze apparaten en software zijn veel meer dan alleen vervangers voor papier; ze herdefiniëren hoe we informatie vastleggen, verwerken en gebruiken op kantoor. Ze maken kennis toegankelijker, processen efficiënter en samenwerking vloeiender, en dragen bij aan een meer georganiseerde en productieve werkdag.

De evolutie is nog lang niet ten einde. Met de voortschrijdende ontwikkelingen in AI, schermtechnologie en connectiviteit zullen digitale notitieboeken ongetwijfeld nog krachtiger en intuïtiever worden. Ze zullen een steeds centralere rol spelen in onze digitale werkplek, als integraal onderdeel van de ‘paper-light’ of papierloze strategie. De vraag is niet langer óf digitale notitieboeken een plek hebben in het moderne kantoor, maar hoe we ze optimaal kunnen benutten om onze werkprocessen te stroomlijnen en de productiviteit te verhogen. Het is een ontwikkeling die de manier waarop we werken blijft transformeren.

Kantoormeubelen zijn veel meer dan alleen functionele objecten. Ze vormen de ruggengraat van onze werkplekken en weerspiegelen de evolutie van werk, technologie en ons begrip van comfort en productiviteit. Duik mee in de fascinerende geschiedenis van kantoormeubilair, van de statige bureaus van weleer tot de dynamische, ergonomische oplossingen van vandaag. Ik neem je graag mee op deze ontdekkingstocht!

Het begin: status, functionaliteit en vroege innovatie

De geschiedenis van het kantoormeubel begint lang voordat het moderne kantoor zoals we dat kennen ontstond. Voor de 16e eeuw zaten mensen veelal op de grond, bankjes of krukken; stoelen waren een luxe, vaak voorbehouden aan de rijken en machtigen. In de 17e en 18e eeuw, met de opkomst van specifieke administratieve taken en de eerste kantoorgebouwen zoals The Old Admiralty Office in Londen (1726), waren meubels vaak imposante statussymbolen. Denk aan zware, rijkelijk versierde bureaus en stoelen, vervaardigd uit donkere houtsoorten zoals mahonie, eikenhout of walnoot, soms bekleed met leer. Functionaliteit was aanwezig – denk aan het ‘bureau’ met een schuin blad of de ‘secretary desk’ die je kon sluiten – maar de nadruk lag sterk op het uitstralen van macht en autoriteit. Comfort was zelden de primaire overweging. Toch zagen we al vroege vonkjes van innovatie. Charles Darwin monteerde rond 1840 wieltjes onder zijn werkstoel om makkelijker bij zijn monsters te kunnen – een verrassende voorloper van de moderne bureaustoel. Ook Thomas Jefferson experimenteerde met een draaistoel voor meer bewegingsvrijheid. Een belangrijke mijlpaal was de ‘Centripetal Spring Armchair’ van Thomas E. Warren uit 1849, een vroege draaistoel met gietijzeren poten en fluwelen bekleding die een nieuw niveau van mobiliteit introduceerde.

De 19e eeuw bracht grote veranderingen met de Industriële Revolutie. Het aantal kantoorbanen nam exponentieel toe, en daarmee ook de behoefte aan efficiëntere werkplekken. Hoewel status belangrijk bleef, begon de focus langzaam te verschuiven naar functionaliteit. Standaardisatie deed zijn intrede. Het roll-top bureau, met zijn handige rolluik om documenten te verbergen en te beschermen, werd populair. Nieuwe materialen zoals gietijzer en later staal werden gebruikt voor stevigere constructies. De invloed van het Taylorisme – een managementfilosofie gericht op maximale efficiëntie door het wetenschappelijk analyseren van werkprocessen – drukte ook zijn stempel. Kantoren werden vaak ingericht met rijen identieke, simpele bureaus en stoelen, ontworpen voor controle en output, waarbij het welzijn van de werknemer nog steeds van ondergeschikt belang was.

De 20e eeuw: nieuwe materialen, ergonomie en het open kantoor

Modernisme en de impact van nieuwe materialen

De vroege 20e eeuw luidde een nieuw tijdperk in voor kantoormeubeldesign, sterk beïnvloed door het modernisme en stromingen als Art Deco en Bauhaus. Het credo ‘vorm volgt functie’ leidde tot een voorkeur voor strakkere lijnen, geometrische vormen en minder ornamentiek. Nieuwe materialen zoals staal, aluminium en glas maakten lichtere, meer gestroomlijnde en veelzijdige ontwerpen mogelijk. Denk aan het iconische werk van ontwerpers als Frank Lloyd Wright, die al in 1904 experimenteerde met in hoogte verstelbare stoelen. Marcel Breuer, bekend van de Bauhaus-beweging, ontwierp revolutionaire stalen buismeubelen zoals de Wassily Chair, en later ook functionele stalen bureaus in de jaren ’30. De introductie van nieuwe kantoortechnologieën, zoals de typemachine en de telefoon, had ook directe gevolgen: bureaus moesten nu ruimte en soms speciale compartimenten bieden aan deze apparaten.

De opkomst van ergonomie en het open kantoor

Na de Tweede Wereldoorlog kwam er een kentering. Het welzijn en de productiviteit van de werknemer kregen meer aandacht, en ergonomie – de wetenschap van het aanpassen van de omgeving aan de mens – werd een belangrijk thema. Invloedrijke ontwerpers en fabrikanten, zoals George Nelson en Charles en Ray Eames voor Herman Miller, speelden hierin een cruciale rol. Hun ontwerpen, zoals de slanke ‘Aluminum Group Chair’ met zijn kenmerkende metalen frame en de comfortabele ‘Eames Lounge Chair’, combineerden esthetiek met een groeiend begrip van comfort en ondersteuning. Tegelijkertijd ontstond in Duitsland het ‘Bürolandschaft’-concept: een idee voor een open, landschapsachtig kantoorontwerp bedoeld om hiërarchie te doorbreken en communicatie en samenwerking te bevorderen. Dit stimuleerde de ontwikkeling van lichtere, vaak modulaire meubels die flexibeler konden worden ingezet.

De zoektocht naar de ideale balans tussen samenwerking en individuele concentratie ging verder. Robert Propst’s ‘Action Office II’ (rond 1968) introduceerde een modulair systeem met verplaatsbare wanden, ontworpen om werknemers meer controle en flexibiliteit over hun ruimte te geven. Ironisch genoeg leidde de manier waarop dit systeem vaak werd geïmplementeerd – in rijen van kleine, identieke werkplekken – tot de alomtegenwoordige (en vaak bekritiseerde) ‘cubicle’, een deels afgesloten werkplek die weliswaar privacy bood in open ruimtes, maar ook als isolerend en onpersoonlijk werd ervaren. Tegelijkertijd werden grote stappen gezet in ergonomisch stoelontwerp. Bill Stumpf’s Ergon Chair (1976), beschouwd als een voorloper van de moderne bureaustoel, was een pionier met functies zoals voorgevormd schuim voor comfort en een gasveer voor hoogteverstelling. Kort daarna introduceerden Emilio Ambasz en Giancarlo Piretti de ‘Vertebra’ stoel, de eerste die zich automatisch aanpaste aan de zithouding. De komst van de personal computer transformeerde de werkplek verder; bureaus moesten nu ruimte bieden aan monitors en toetsenborden, en kabelmanagement werd een noodzaak.

Het moderne kantoor: flexibiliteit, welzijn en duurzaamheid

De late 20e en vroege 21e eeuw brachten opnieuw grote veranderingen. De dotcom-boom zorgde voor een meer informele en speelse kantoorcultuur, met felle kleuren, loungeplekken en soms zelfs pingpongtafels. De iconische Aeron-stoel van Herman Miller (ontworpen door Bill Stumpf en Don Chadwick, gelanceerd in 1994) zette een nieuwe standaard voor ergonomisch design met zijn kenmerkende netbespanning (Pellicle mesh) en geavanceerde ondersteuning. De opkomst van het internet, mobiele technologie (laptops, Wi-Fi), flexibel werken, thuiswerken en coworking spaces veranderde de eisen aan kantoormeubilair fundamenteel. De behoefte aan vaste, individuele werkplekken nam af, terwijl de vraag naar modulaire, multifunctionele en makkelijk aanpasbare meubeloplossingen groeide. Het hybride werken, een mix van werken op kantoor en op afstand, vraagt om meubilair dat naadloos schakelt tussen individuele taken, geconcentreerd werk en samenwerking.

De focus op de gebruiker en het milieu

Vandaag de dag staat de mens centraal in kantoorontwerp. Welzijn is geen luxe meer, maar een noodzaak voor productiviteit en tevredenheid. Ergonomie is de standaard geworden, met zit-sta bureaus die afwisseling in werkhouding mogelijk maken en geavanceerde bureaustoelen met verstelbare lendensteunen, armleuningen en neksteunen. We zien ook de opkomst van biofilisch design – een ontwerpprincipe dat natuurlijke elementen integreert om stress te verminderen en creativiteit te stimuleren. Denk aan plantenwanden, het gebruik van natuurlijke materialen zoals hout en bamboe, en veel daglicht. Personalisatie is een andere belangrijke trend; werknemers willen meer controle over hun werkplek. In open kantoren is er steeds meer aandacht voor akoestische oplossingen – panelen, belcellen, of meubels met geluidsabsorberende eigenschappen. Technologie-integratie gaat verder dan kabelmanagement; denk aan bureaus met draadloze oplaadpunten of slimme meubels die via een app de voorkeurshoogte onthouden, sensoren bevatten die de bezettingsgraad van een ruimte meten, of stoelen die subtiele feedback geven over je zithouding om je te helpen gezonder te werken.

Naast welzijn is duurzaamheid een cruciale drijfveer geworden. Het milieubewustzijn groeit, zowel bij fabrikanten als bij bedrijven. Er is een duidelijke verschuiving naar het gebruik van duurzame en milieuvriendelijke materialen, zoals gerecycled plastic en metaal, FSC-gecertificeerd hout, bamboe en andere snelgroeiende grondstoffen. Principes uit de circulaire economie winnen terrein: meubels worden ontworpen met het oog op een lange levensduur, eenvoudige reparatie, hergebruik en uiteindelijke recycling. Bedrijven zien duurzame keuzes in kantoorinrichting steeds vaker als onderdeel van hun maatschappelijke verantwoordelijkheid en merkidentiteit.

De werkplek van morgen: een blik vooruit

Wat brengt de toekomst voor kantoormeubilair? De trends van flexibiliteit, welzijn en duurzaamheid zullen ongetwijfeld doorzetten. Technologie zal een nog integraler onderdeel worden. Denk aan meubels die naadloos integreren met het Internet of Things (IoT), data verzamelen over gebruik en bezettingsgraad om kantoorruimtes efficiënter te beheren, of zelfs proactief suggesties doen voor een gezondere werkhouding. Misschien zien we stoelen die onze activiteit monitoren of bureaus die zich automatisch aanpassen aan onze voorkeuren via een app. Augmented Reality (AR) en Virtual Reality (VR) kunnen een rol gaan spelen bij het ontwerpen en visualiseren van kantoorruimtes en meubelconfiguraties voordat er fysiek iets wordt geplaatst, zodat je virtueel kunt ervaren hoe een nieuwe inrichting aanvoelt.

De evolutie van kantoormeubelen is een verhaal zonder einde. Het is een dynamisch veld dat continu reageert op technologische innovaties, veranderende werkculturen (zoals de blijvende impact van remote en hybride werken) en een steeds dieper begrip van wat mensen nodig hebben om prettig, gezond en productief te werken. Van statussymbool tot hightech partner in ons dagelijks werk – het kantoormeubel blijft zich opnieuw uitvinden. Het vormt de fysieke manifestatie van hoe we werk zien en organiseren, en speelt een cruciale rol in het creëren van de inspirerende, flexibele en mensgerichte werkplekken van morgen. Het blijft fascinerend om te zien hoe deze ontwikkeling zich voortzet!

Het afwerken van het interieur van je kantoor is een belangrijke zaak. Zeker als je wilt dat die inrichting écht bijdraagt aan je productiviteit en de gezelligheid van je kantoor. Er zijn heel wat manieren waarop je je kantoor compleet kunt maken, waaronder fotolijsten hangen.

Waarom zou je nu fotolijsten:https://gallerix.nl/fotolijsten] in je kantoor moeten verwerken, en hoe komt het dat zo’n kleine accessoire toch een groot effect kan hebben op de algemene look en feel van de ruimte?

Goede redenen om een fotolijst in je kantoorinterieur te verwerken

1. Een leuke blikvanger

Ten eerste kan een fotolijst, bijvoorbeeld een model dat perfect past in een klein kantoor, perfect fungeren als stijlvolle blikvanger in een kantoor dat er anders een beetje saai of leeg uitziet. Vaak ligt de focus bij het inrichten van een dergelijke ruimte op het functionele, en dat is natuurlijk normaal.

Toch kan je dat gemakkelijk té ver nemen, waardoor je kantoorruimte meer weg heeft van een begraafplaats dan van een kantoor dat productiviteit in de hand werkt. Kies je ervoor om een fotolijst op kantoor te hangen? Dan breng je meteen wat meer leven in de brouwerij!

2. Strak en eenvoudig

Daarbij passen fotolijsten, als je de juiste keuze maakt, heel goed bij het functionele karakter van je kantoor. Het belangrijkste is dat deze ruimte op die manier is ingericht dat je je er kunt concetreren op je werk. Decoratie en hebbedingetjes als fotolijsten mogen, maar als ze het grootste deel van de aandacht opeisen, dan zit je met een probleem!

3. Verschillende stijlen en ontwerpen

Ten slotte zijn fotolijsten in oneindig veel stalen en designs verkrijgbaar. Of je nu de moderne kant wilt opgaan met een strakke, metallic fotolijst of toch maar liever een landelijk kadertje in je kantoor verwerkt met een houten frame, alles is mogelijk. Zo geef je je werkplaats precies de look die je wilt!

Het is niet altijd gemakkelijk om te bepalen wat nou de geschikte kleding is om aan te trekken naar kantoor. Uit onderzoek is zelfs gebleken dat slechts 55% van de werkplekken daadwerkelijk een dresscode heeft voor kantoorkleding. De voorschriften worden steeds flexibeler, maar nog steeds zijn er duidelijke do’s and don’ts. Dus wat kan wel, maar vooral; wat kan echt niet? We bespreken hier de algemene richtlijnen waarmee je op de meeste kantoren goed voor de dag kunt komen. Kies jouw nieuwe office look op NA-KD en maak jezelf klaar voor je werk!

Soorten kledingvoorschriften voor op kantoor

Zakelijke dresscodes zijn in principe onder te verdelen in vier categorieën:

• Zakelijk formeel
• Zakelijk professional
• Zakelijk casual
• Casual

Business Formal

De meest serieuze categorie voor kantoorkleding is business formal. Dit betekent full-on maatpak en stropdas voor mannen. Vrouwen hebben iets meer keuze maar nog steeds geldt ‘dress to impress’. Ga voor een broekpak of rokkostuum en combineer deze met conservatieve accessoires en schoenen met een hak.

Business Professional

Een stapje minder officieel dan voorgaande is zakelijk professioneel. Vergis je niet, hier geldt nog steeds conservatief en traditioneel, echter is deze dresscode wat flexibeler met kleuren en patronen. Als man hul je jezelf in een pak met stropdas. Dit pak mag echter in andere tinten gedragen worden dan traditioneel zwart of donkerblauw. De stropdas mag felle kleuren of opvallende patronen bevatten. Vrouwen dragen meestal een pak of rok, afgekleed met een topje en jasje en sieraden mogen wat meer opvallen.

Business Casual

Wordt er op je kantoor gezegd dat je zakelijk casual gekleed mag komen, dan wordt er eigenlijk gezegd dat je niet dagelijks in pak naar kantoor hoeft. Pumps en kousen mogen afgewisseld worden met nette pantalons en een bloesje. Je moet wel een zekere mate van professionaliteit behouden, zelfs in casual look. Hierbij kun je voor heren denken aan een colbert met knoopjes, als vrouw mogen rokken, pantalons of kaki’s gecombineerd worden met een bloesje, net vest of jasje.

Sieraden mogen gezien worden en daarin hoef je niet terughoudend te zijn.

Casual

Het woord casual zegt het al; het is de minst formele stijl. De grootste uitdaging is om ervoor te waken dat je professionaliteit blijft behouden, ook al mag je casual de deur uit. Je moet er bijvoorbeeld altijd voor zorgen dat je kleding gestreken is en geen vlekken of beschadigingen bevat.

Een casual broek of pantalon met een polo met kraag of een trui met ronde hals is voor mannen uitermate geschikt. Voor vrouwen is er nog iets meer keuze; zij kunnen gaan voor mooi zittende topjes of bloesjes, pantalons of een rok die een speels model mag hebben. In kleuren en patronen mag je creatief zijn en hoef je jezelf niet in te houden.

Veel ondernemers die net met hun bedrijf starten hebben in het begin niet veel ruimte nodig. Vaak hebben ze genoeg aan een plek waar ze met een laptop of computer kunnen werken. Aan de keukentafel is dan bij wijze van spreken ruimte genoeg. Ook eigenaren van bijvoorbeeld webshops en administratiekantoren verrichten hun werkzaamheden, zeker wanneer ze net gestart zijn, vaak vanuit huis. Bij een aantal beroepen is het van oudsher zelfs gebruikelijker om thuis te werken dan buiten de deur: vertaler, tekstschrijver en webdesigner zijn voorbeelden van beroepen die vaak vanuit huis worden uitgeoefend.

Een professionele werkomgeving

Toch zullen de meeste zelfstandig ondernemers erkennen dat een fijne werkplek in een professionele kantoorruimte veel voordelen heeft. Het uiteindelijke doel is immers meestal om het bedrijf te laten groeien en er zoveel mogelijk winst mee te maken. Met meer klanten zal er ook meer werk zijn, waardoor het vaak steeds moeilijker wordt om zakelijke bezigheden en het privéleven gescheiden te houden wanneer je altijd vanuit huis werkt. Het huren van een kantoorruimte is dan een goede oplossing.

Eigenaren van bedrijven die zo hard groeien dat het werk niet meer door één persoon af te handelen is zullen ook erg blij zijn met een professioneel kantoor. Als er één of meerdere werknemers worden aangenomen, werkt dat prettiger wanneer iedereen zich in hetzelfde kantoor of kantoorpand bevindt. Via https://workaround.io/nl zijn er kantoren en werkplekken te vinden die voldoen aan de zeer uiteenlopende wensen van ondernemers.

De voordelen van het huren van een kantoorruimte

Het huren van een kantoorruimte is het overwegen waard, zeker wanneer een bedrijf groeit. Daarmee profiteert een ondernemer van de voordelen van een professionele werkplek, zonder te hoeven investeren in de aanschaf van een bedrijfspand. Ook als de opbrengsten van een bedrijf redelijk onvoorspelbaar zijn, loopt een ondernemer op deze manier minder risico dan wanneer hij een kantoorruimte koopt. Zeker voor starters en zzp’ers is dat aantrekkelijk.

Zelfstandig ondernemers kennen het belang van flexibiliteit. Daarom is het een voordeel dat zij bij het huren van een ruimte voor hun bedrijf kunnen kiezen uit verschillende mogelijkheden die, indien nodig, aan te passen zijn. De grootte van het kantoor met een bepaald aantal benodigde werkplekken is hierin belangrijk. Ook de locatie en daarmee de bereikbaarheid kan een reden zijn om voor een specifieke kantoorruimte te kiezen. Daarnaast zullen voor sommige ondernemers voorzieningen als vergader- en ontvangstruimten belangrijk zijn.

Een goede match

Ondernemers die een kantoorruimte willen huren kiezen uit het aanbod een werkplek die bij hen past. Online worden zij gematcht met bedrijven die kantoorruimtes verhuren, van een enkel bureau op een flexibele werkplek tot een ruim kantoor waar meerdere mensen kunnen zitten. Mochten de wensen en eisen van een huurder op het gebied van locatie en ruimte in de loop van de tijd veranderen dan kan via hetzelfde kanaal altijd een nieuwe match gevonden worden.

De tijd van saaie emotieloze kantoorruimtes ligt gelukkig ver achter ons: sfeervolle kantoren met een bepaald thema zijn helemaal hip tegenwoordig. Gelukkig maar, want je zit toch veel liever te werken in een intieme ruimte met hier en daar een leuke lamp, fijne witte vloerkleden en een prachtig schilderij aan de muur?

Vloerkleden

Iets dat je vroeger eigenlijk nooit zag en dat we tegenwoordig steeds vaker tegenkomen in kantoorruimtes zijn heerlijke warme vloerkleden. Of het nu hoogpolige, laagpolige of sisal vloerkleden zijn, dat maakt eigenlijk niet zoveel uit: als het maar bij de rest van de inrichting past en een meerwaarde geeft aan het interieur.

Een groot voordeel van vloerkleden is dat het de akoestische problemen die je vaak ervaart in minimalistische kantoren heel eenvoudig wegneemt. Want waar je vroeger vaak de standaard harde tapijttegels op de vloer in een kantoor tegenkwam, ligt er tegenwoordig meestal een gladde, harde linoleum of pvc-vloer. Erg praktisch voor de schoonmaker, maar minder fijn voor de mensen die het kantoor dagelijks volop gebruiken. Het geluid galmt en echoot hierdoor namelijk veel sneller, waardoor je het telefoongesprek van je collega aan de andere kant van de ruimte bijna woord voor woord kunt verstaan.

Planten

Van planten kun je er eigenlijk nooit teveel hebben en dat geldt eigenlijk ook voor op kantoor. Dit wil natuurlijk helemaal niet zeggen dat je een gigantische wildernis moet creëren, zodat je jezelf elke keer als je een kopje koffie gaat halen een weg moet banen alsof je in een oerwoud bent. Maar hier en daar een mooie grote plant in een dooie hoek van de ruimte en bijvoorbeeld bij, op of boven elk bureau een mooie groene bloeier is echt aan te raden. Niet alleen creëer je hierdoor een huiselijke en gemoedelijke sfeer, ook is het de perfecte manier om de luchtkwaliteit in je kantoor te verbeteren, zonder dat dit bakken aan elektriciteit kost.

Heb je nou niet zo’n heel groot kantoor qua oppervlakte, bedenk dan eens een creatieve manier om je planten in de lucht te hangen. Er zijn tegenwoordig allerhande manieren beschikbaar om dit voor elkaar te krijgen en er zijn bepaalde plantjes waarvan de wortels niet eens in de potgrond hoeven te staan om te overleven: zij halen hun voedingsstoffen namelijk uit de lucht. Ook zijn er diverse zwevende plantenbakken te koop, maar een beetje handige Harry kan dit in een middagje zelf eenvoudig maken.

Sfeerverlichting

Op een kantoor moet gewerkt worden, dat snappen wij ook. Maar een beetje sfeerverlichting op de juiste plekken waar goed over is nagedacht, hoeft de productiviteit van je werknemers niet te verminderen. Veel kantoren hebben nog steeds de oude vertrouwde TL-verlichting hangen. Als je het ons vraagt één van de vervelendste en minst sfeervolle lichtbronnen die er bestaan. Zorg er bij het plaatsen van sfeerverlichting in ieder geval voor dat de lichtbronnen een helder licht voortbrengen en wissel bijvoorbeeld hanglampen, bureaulampen en staande lampen met elkaar af. Je zult zien dat je kantoor er direct gezelliger uitziet.

Duidelijke informatieverstrekking bespaart enorm veel werktijd. Als belangrijke zaken helder worden aangegeven zijn vragen immers overbodig.

Klantinformatie

Met name bij kantoren waar klanten aan de balie komen is het handig om belangrijke informatie aan de muur te hangen. Tijdens het wachten kunnen klanten deze inlichtingen rustig doorlezen. Hierdoor is de kans groot dat ze minder tijd bij de balie nodig hebben of zelfs al antwoord hebben op de vraag waarmee ze binnenkwamen. Om te bepalen wat belangrijke informatie is, kan een lijst gemaakt worden van de meest gestelde vragen van klanten. Er moet voorkomen worden dat er een overmaat aan mededelingen aan de muur hangt, want dat leidt enkel tot verwarring bij de klant.

Om een mededeling te laten opvallen dient deze groot te zijn opgeschreven. Belangrijke meldingen worden bij voorkeur in opvallende lijsten geplaatst zodat ze direct bij de binnenkomende klant in het oog springen. Het is van belang om de informatie op dat deel van de muur te plaatsen waar geen stoelen aanwezig zijn. Zo kan namelijk voorkomen worden dat iemand voor een zittende klant moet gaan staan om het bericht te kunnen lezen.

Betreft het een kantoor dat producten verkoopt, dan is het een goed idee om afbeeldingen van de verschillende artikelen of diensten op te hangen zodat de klant een beeld kan krijgen van de geboden koopwaar. Bij bepaalde beroepen is het tevens wenselijk om eventuele diploma’s in te lijsten en zichtbaar aan de muur te bevestigen. Dit straalt professionaliteit uit en schept dus vertrouwen bij potentiële klanten.

Informatie voor het personeel

Zelfs het kantoorpersoneel moet soms geïnformeerd worden, bijvoorbeeld over bepaalde regels en/of afspraken die op het kantoor gelden. Ook dan is het erg handig om de muren van de kantoorruimte daarvoor (gedeeltelijk) te gebruiken. Kantoormedewerkers lopen immers regelmatig heen en weer zodat ze regelmatig herinnerd worden aan hetgeen er van hen verwacht wordt.

Voor kennisgevingen van gebeurtenissen is het slim om een prikbord bij het koffieapparaat op te hangen. Tijdens het wachten op koffie of thee wordt er automatisch op het bord gekeken. Tegenwoordig worden dit soort mededelingen ook altijd via de mail naar de personeelsleden verzonden, maar een gezellig prikbord met daarop de belangrijkste berichten heeft zijn charme nog lang niet verloren.

Veel mensen denken bij een gastenboek meteen aan bruiloften en andere feestelijkheden, maar een gastenboek is ook heel geschikt om in je kantoor of bedrijf neer te leggen. In een gastenboek kunnen bezoekers en gasten hun naam en eventueel de datum noteren, en vertellen hoe ze het bezoek aan jouw bedrijf hebben ervaren. Dit is niet alleen leuk voor jezelf en je collega’s of werknemers, maar het kan ook erg leerzaam zijn. Je komt bijvoorbeeld te weten hoe klanten werkelijk over je bedrijf denken, zodat je eventuele veranderingen kunt doorvoeren. Papieren gastenboeken zijn al geruime tijd populair, maar tegenwoordig zie je ook steeds vaker dat bedrijven een digitaal gastenboek op hun bedrijfswebsite hebben staan. In dit artikel gaan we vooral in op het papieren gastenboek.

Aanvankelijk zag je gastenboeken hoofdzakelijk in hotel en restaurants liggen. Een gastenboek biedt in dat geval de bezoekers de gelegenheid om hun waardering of ongenoegen over de kamers van het hotel, de service en de kwaliteit van bijvoorbeeld het eten te uiten. Uiteraard kunnen andere gasten ook altijd lezen wat voorgaande gasten in het gastenboek geschreven hebben. Met zo’n gastenboek kan een hotel of restaurant zijn kwaliteiten tonen en tegelijkertijd reclame maken. Nog een leuke bijkomstigheid is dat wanneer beroemde of hooggeplaatste gasten jouw hotel of restaurant hebben bezocht, je hiermee kunt pronken. Zou jij ook graag een gastenboek neer willen leggen in je bedrijf? Kijk dan eens op BGA.nl, want daar zijn fraaie gastenboeken in diverse soorten en maten verkrijgbaar.

Niet alleen restaurants en hotels maken dankbaar gebruik van gastenboeken, maar ook in musea, op beurzen en bij tentoonstellingen kom je ze vaak tegen. In dat geval is het de bedoeling dat de bezoekers opschrijven wat ze van de beurs, expositie of show vonden. In zo’n gastenboek uiten bezoekers vaak hun emoties. Denk bijvoorbeeld aan een indrukwekkende expositie over de Tweede Wereldoorlog, waar bezoekers van verschillende leeftijden naartoe komen. Het gastenboek is in dat geval een ideaal medium om de emoties van de bezoekers te vangen en tot uiting te laten komen, en wellicht dat een volgende persoon zich daardoor aangetrokken voelt om de expositie ook te gaan bekijken.

Een plek waar je ook een gastenboek tegen zou kunnen komen, is – hoe bizar ook – op een bergtop. Een dergelijk gastenboek wordt een ‘gipfelbuch’ of ‘topboek’ genoemd. Met name in de Alpen en op diverse klimrotsen worden deze gipfelbucher neergelegd om diegenen die de berg bedwongen hebben de mogelijkheid te geven om zowel hun naam als eerbetoon achter te laten als hun ervaringen over het beklimmen van de berg te beschrijven. Deze gipfelbucher worden meestal bewaard in weerbestendige hoezen of in een blikken kast nabij het zogenoemde ‘gipfelkreuz’, want zoals je zult begrijpen kan het weer nogal onstuimig zijn bovenop een bergtop en het zou zonde zijn als het gastenboek hierdoor verloren ging.

Vrijwel iedereen bezit tegenwoordig een laptop en smartphone. Is het niet voor privégebruik, dan wel voor hun werk. Iedereen weet dat telefoon hoesjes essentieel zijn voor het beschermen van een dure smartphone, want voorkomen is immers altijd beter dan genezen! In dit artikel gaan we in op de stijlvolste telefoonhoesjes voor op kantoor of privé!

Thuiswerken saai? Niet met deze telefoonhoesjes!

Sinds de coronapandemie wordt er sterk aanbevolen zoveel mogelijk thuis te werken. Daar wordt gelukkig gehoor aan gegeven, waardoor veel mensen tegenwoordig thuis zitten. Elke dag hetzelfde ritueel kan op den duur gaan vervelen, waardoor we genoodzaakt zijn om de kleine dingen in het leven te waarderen. Juist omdat iedereen nu thuiswerkt, is het mogelijk om bijvoorbeeld je telefoonhoesje te veranderen. Waar je eerst misschien rekening hield met een simpele, zakelijke uitstraling om een goede indruk bij je baas te wekken is het nu mogelijk om gehoor te geven aan je persoonlijke voorkeur.

Kies bijvoorbeeld voor een prachtige marmerlook, dierenprint, of chique lederlook. In allerlei verschillende formaten en trendy kleuren zoals azuurblauw, donkergroen, roze en mintgroen krijgt je smartphone een geheel nieuwe look waardoor je telefoon weer als nieuw lijkt. De hoesjes kunnen bovendien gecombineerd worden met handige duimringen, paspoorthouders, kettingen, armbanden, sleutelhangers en nog veel meer. Zo krijgt je thuiskantoor een upgrade en ben jij weer klaar voor de dag.

Screen protectors

Voor wie zijn of haar smartphone al wel eens heeft laten vallen, weet dat een goede screen protector zeer belangrijk is om de schade van valpartijen te beperken. Een barst in het scherm of erger nog, een compleet defect scherm is funest voor het werk, privé maar ook voor de portemonnee. Een beeldschermreparatie kost al gauw de helft van de prijs van de telefoon zelf! Een investering in een goede screen protector is dus slim en kan een hoop ellende voorkomen. De meeste screen protectors zijn van glas, die een valpartij meestal ook niet overleven, maar die het scherm zelf beschermen. Er zijn ook screen protectors van plastic, die je als een dun laagje over het scherm heen plakt. Deze houden het scherm bij elkaar en zorgt voor een anti-kraslaag.

Er zijn tegenwoordig talloze digitale hulpjes, zoals software en computerprogramma’s, die het kantoorwerk vergemakkelijken. In dit artikel gaan we dieper in op een drietal van deze handige stukjes software.

CRM-systeem

CRM is een afkorting voor het Engelstalige Customer Relationship Management, en wordt in het Nederlands soms ook wel een verkoopbeheersysteem of relatiemarketingsysteem genoemd. Dergelijke systemen voeren een analyse uit van de klantgegevens, met als doel het verbeteren van de zakelijke relatie met de klant. Het uiteindelijke doel is het maken van verbindingen tussen klant en bedrijf of organisatie, zodat de inkomsten verhoogd kunnen worden.

Een mooi voorbeeld van een vernieuwend CRM-systeem is dat van Lime Technologies. Zij zorgen met hun systeem namelijk voor een naadloze totaalervaring, doordat ze het systeem volledig aan kunnen passen aan jouw wensen en behoeftes. Dit creëert een werkdag die een stuk efficiënter verloopt voor jou en je collega’s. Voor meer informatie over de diensten van Lime Technologies kun je een kijkje nemen op https://www.lime-technologies.nl.

Mindmapping en datavisualisatie

Mindmapping is een manier waarmee men snel en efficiënt tot de kern van een vraagstuk kan komen. Door het creëren van een mindmap denk je effectiever en kun je gedachtestromen visualiseren. Het voordeel van een goede mindmap is dat je complexe informatie beter zult kunnen onthouden, en dat je sneller probleemoplossend te werk zult gaan. Ook het leren van informatie wordt effectiever door het gebruik van een mindmap.

Er is veel verschillende software op de markt waarmee je visuele orde in de chaos van ideeën en gedachten kunt scheppen. Van gratis tot betaalde software, software speciaal voor mobiele apparatuur en uitgebreide software voor op kantoor: het is tegenwoordig allemaal mogelijk.

Digitale archieven en notities

Er wordt meer en meer gewerkt vanuit huis, flexplekken en zelfs onderweg. Om goede ideeën, belangrijke notities en aantekeningen te maken heb je dus een betrouwbaar stukje software nodig, dat je op elk apparaat uit moet kunnen lezen, aan moet kunnen passen en moet kunnen delen. Evernote is zo’n digitaal notitieboek, dat je bovendien de mogelijkheid biedt om allerhande bestanden toe te voegen aan je notities. Denk hierbij aan foto’s, geluidsopnames en documenten. Door het synchroniseren met alle gekoppelde apparaten mogelijk te maken, heb je altijd en overal je notities bij de hand. Dit kan natuurlijk naast werkdocumenten ook over je studie, je hobby of je huishouden gaan, dus het is een multifunctionele applicatie die je eigenlijk niet kunt missen.

Visitekaartjes digitalisatie

Zelfs in dit technologische tijdperk werken veel mensen nog steeds met visitekaartjes. Erg handig wanneer je een nieuwe potentiële klant of zakenrelatie ontmoet, en je op een snelle manier je contactgegevens wil uitwisselen. Maar eenmaal terug op kantoor na een weekend op een beurs of een zakelijke bijeenkomst zit je met een pak visitekaartjes. Deze kun je echter heel gemakkelijk omzetten naar digitale gegevens, zodat je ze aan je contacten kunt toevoegen. CamCard is een mooi voorbeeld van een app die dit voor je bewerkstelligt. Je fotografeert namelijk de visitekaartjes, CamCard herkent de gegevens en slaat de data op in je lijst met contactpersonen.