Maand: oktober 2020

Is jouw kantoorplek of home office permanent een vuilnisbelt? Zweven belangrijke facturen en spreadsheets overal rond, behalve op de plek waar je ze verwacht?

Er valt veel voor te zeggen om over te schakelen naar een paperless office, waarbij al je documenten digitaal staan. Dat is niet voor elke kantooromgeving haalbaar of zelfs maar wenselijk. Lees daarom hier de beste tips om je papieren te ordenen, en haal met een opgelucht hart weer adem achter jouw perfect opgeruimde bureau!

Koop het opbergsysteem waar jij handig mee kunt werken

Er zijn heel veel manieren om losse papieren te temmen. Je kan kiezen voor een hangkast of een systeem met magneetjes omdat dat er in de (web)winkel leuk uitzag. Als je het in de praktijk niet fijn vindt om met dat systeem te werken, dan zal je nog steeds papieren op de grote berg blijven deponeren.

Kies dus een systeem dat voor jou fijn voelt en waarmee jij binnen een paar minuten een flinke stapel documenten kan opbergen. Of dat nou alfabetische ringmappen, plastic of kartonnen ordeners, grote dozen of plastic cassettes zijn.

Maak er ruimte voor

Misschien heb je wel de wil om je papieren netjes op te bergen, maar heb je domweg niet voldoende plek. Dan is het geen wonder als je administratie zich verspreidt over je bureau. Tot het punt dat je je computermuis zich spoorloos heeft verstopt onder de correspondentie, en zich er echte muizen tussen je facturen nestelen.

Jij bent toe aan extra tafels, bureaus of kasten om je papieren kwijt te kunnen. Dat betekent dat je misschien je kantoorruimte eerst op moet ruimen. Weg met overtollige stoelen, tafels of planten. Vervang ze door een meubel waarin je al je papieren kunt leggen. En trakteer jezelf op een heerlijk stuk taart van jeEigenTaart – je hebt zojuist de ruimte en orde gecreëerd waarin je geconcentreerd kunt werken!

Bedenk hoe lang je een bepaald soort document wilt bewaren

Niet alle papieren hoeven tot in de lengte der dagen bewaard te worden. Na een bepaalde tijd heb je er niks meer aan, en kan je ze probleemloos bij het oud papier deponeren. Hier een paar vuistregels voor hoe lang een bepaald papier nuttig is.

• Aankoopbonnetjes die je al gedeclareerd of verwerkt hebt, kunnen na een maand of 2 de prullenbak in.
• Facturen voor opdrachten of kleine goederen zijn na een jaar rijp voor recycling.
• Bankdocumenten verliezen na 5 jaar hun relevantie
• Belastingaangiftes en loonadministratie kan je na 7 jaar de deur uit doen.
• Contracten voor grote aankopen, vastgoed en verzekeringsdocumenten zijn een goede 10 jaar belangrijk.

Hoe vaak we tegenwoordig ook achter de computer zitten, voor een kantooromgeving blijft de vertrouwde pen toch noodzakelijk. Aantekeningen maken tijdens een telefoongesprek, een handtekening zetten op een contract, spontane ideeën opschrijven.

Geen kantoor, winkel of bedrijf kan zonder pennen, maar ook niet zonder andere schrijfmaterialen. Welke stiften en potloden zijn extra handig voor jouw bedrijf? Doe hier alvast goede ideeën op voor je volgende bestelling van kantoorartikelen.

Rollerbalpen

Wil je snel ideeën op papier zetten, heb je de perfecte slagzin voor jouw nieuwe campagne, of wil je de order voor de nieuwe bedrijfswageninrichting ondertekenen? Een rollerbalpen bevat dunnere inkt dan een normale balpen. Daardoor schrijft hij gemakkelijker en sneller – ideaal voor de echte snelschrijver dus. En hij loopt ook minder kans om geblokkeerd te raken door opgedroogde inkt. Met een goeie rollerbalpen kan je jaren vooruit!

Marker

Markers, markeerstiften of arceerstiften zijn dikke viltstiften die een lichte markering op papier zetten. De breedte van een stift heeft ongeveer dezelfde breedte als een gemiddelde tekstregel. Daarom is een marker perfect om delen van een document extra te laten opvallen. Zo kun je de belangrijke fragmenten in een reader of fouten in een concepttekst aangeven.

Gelpen

Ook weer net een stukje beter dan de ouderwetse balpen. De inkt van gelpennen is niet gedragen in water, maar in een dikke gel. Die kleeft net als lijm aan het oppervlak van hetgeen je wilt beschrijven. Ideaal om aantekeningen te maken op glad papier, verpakkingen of kunststof objecten.

Digitale pen met tekentablet

Wil je toe naar een bedrijf dat helemaal digitaal is, maar wil je niet stoppen met schrijven? Koop een tekentablet met een stylus. Dat is een digitale pen om mee te schrijven. Wat je opschrijft komt direct online op je scherm terecht, waar je het als computerbestand kunt opslaan. Handig om te notuleren en geweldig voor grafische ontwerpen, want met een digitale pen kun je veel secuurder werken dan met een muis.