Duidelijke informatie aan de muur in het kantoor
Duidelijke informatieverstrekking bespaart enorm veel werktijd. Als belangrijke zaken helder worden aangegeven zijn vragen immers overbodig.
Klantinformatie
Met name bij kantoren waar klanten aan de balie komen is het handig om belangrijke informatie aan de muur te hangen. Tijdens het wachten kunnen klanten deze inlichtingen rustig doorlezen. Hierdoor is de kans groot dat ze minder tijd bij de balie nodig hebben of zelfs al antwoord hebben op de vraag waarmee ze binnenkwamen. Om te bepalen wat belangrijke informatie is, kan een lijst gemaakt worden van de meest gestelde vragen van klanten. Er moet voorkomen worden dat er een overmaat aan mededelingen aan de muur hangt, want dat leidt enkel tot verwarring bij de klant.
Om een mededeling te laten opvallen dient deze groot te zijn opgeschreven. Belangrijke meldingen worden bij voorkeur in opvallende lijsten geplaatst zodat ze direct bij de binnenkomende klant in het oog springen. Het is van belang om de informatie op dat deel van de muur te plaatsen waar geen stoelen aanwezig zijn. Zo kan namelijk voorkomen worden dat iemand voor een zittende klant moet gaan staan om het bericht te kunnen lezen.
Betreft het een kantoor dat producten verkoopt, dan is het een goed idee om afbeeldingen van de verschillende artikelen of diensten op te hangen zodat de klant een beeld kan krijgen van de geboden koopwaar. Bij bepaalde beroepen is het tevens wenselijk om eventuele diploma’s in te lijsten en zichtbaar aan de muur te bevestigen. Dit straalt professionaliteit uit en schept dus vertrouwen bij potentiële klanten.
Informatie voor het personeel
Zelfs het kantoorpersoneel moet soms geïnformeerd worden, bijvoorbeeld over bepaalde regels en/of afspraken die op het kantoor gelden. Ook dan is het erg handig om de muren van de kantoorruimte daarvoor (gedeeltelijk) te gebruiken. Kantoormedewerkers lopen immers regelmatig heen en weer zodat ze regelmatig herinnerd worden aan hetgeen er van hen verwacht wordt.
Voor kennisgevingen van gebeurtenissen is het slim om een prikbord bij het koffieapparaat op te hangen. Tijdens het wachten op koffie of thee wordt er automatisch op het bord gekeken. Tegenwoordig worden dit soort mededelingen ook altijd via de mail naar de personeelsleden verzonden, maar een gezellig prikbord met daarop de belangrijkste berichten heeft zijn charme nog lang niet verloren.