Hoe vaak we tegenwoordig ook achter de computer zitten, voor een kantooromgeving blijft de vertrouwde pen toch noodzakelijk. Aantekeningen maken tijdens een telefoongesprek, een handtekening zetten op een contract, spontane ideeën opschrijven.

Geen kantoor, winkel of bedrijf kan zonder pennen, maar ook niet zonder andere schrijfmaterialen. Welke stiften en potloden zijn extra handig voor jouw bedrijf? Doe hier alvast goede ideeën op voor je volgende bestelling van kantoorartikelen.

Rollerbalpen

Wil je snel ideeën op papier zetten, heb je de perfecte slagzin voor jouw nieuwe campagne, of wil je de order voor de nieuwe bedrijfswageninrichting ondertekenen? Een rollerbalpen bevat dunnere inkt dan een normale balpen. Daardoor schrijft hij gemakkelijker en sneller – ideaal voor de echte snelschrijver dus. En hij loopt ook minder kans om geblokkeerd te raken door opgedroogde inkt. Met een goeie rollerbalpen kan je jaren vooruit!

Marker

Markers, markeerstiften of arceerstiften zijn dikke viltstiften die een lichte markering op papier zetten. De breedte van een stift heeft ongeveer dezelfde breedte als een gemiddelde tekstregel. Daarom is een marker perfect om delen van een document extra te laten opvallen. Zo kun je de belangrijke fragmenten in een reader of fouten in een concepttekst aangeven.

Gelpen

Ook weer net een stukje beter dan de ouderwetse balpen. De inkt van gelpennen is niet gedragen in water, maar in een dikke gel. Die kleeft net als lijm aan het oppervlak van hetgeen je wilt beschrijven. Ideaal om aantekeningen te maken op glad papier, verpakkingen of kunststof objecten.

Digitale pen met tekentablet

Wil je toe naar een bedrijf dat helemaal digitaal is, maar wil je niet stoppen met schrijven? Koop een tekentablet met een stylus. Dat is een digitale pen om mee te schrijven. Wat je opschrijft komt direct online op je scherm terecht, waar je het als computerbestand kunt opslaan. Handig om te notuleren en geweldig voor grafische ontwerpen, want met een digitale pen kun je veel secuurder werken dan met een muis.

Het kantoor is een plek waar mensen 24 tot meer dan 40 uur per week doorbrengen. Het is dus belangrijk om er een aangename, positieve plek van te maken. Om jezelf en je personeel vrolijk te houden, burn-outs te voorkomen en te zorgen dat iedereen plezier in het werk blijft houden. Want een grauwe, deprimerende werkomgeving maakt ongemerkt iedereen neerslachtiger en minder productief.

Hoe maak je van je kantoor een omgeving waar je personeel fluitend rondloopt? Doe iets met deze tips, en je bent een heel eind op weg.

Verf die witte wanden

Wit ziet er schoon, open en licht uit. Wit is ook zielloos en steriel. Voorkom dat je werknemers de hele dag aan moeten kijken tegen wanden die te fel zijn om naar te kijken, en verf ze in vrolijke, rustige tinten. Dat maakt elke kantoorplek met weinig moeite een stuk aangenamer om in te werken.

Geef gelegenheid voor beweging

Lichaamsbeweging maakt het hoofd leeg, vermindert stresshormonen en is ook nog eens goed tegen blessures. Elk kantoor zou een ruimte moeten hebben met fitnessapparatuur en actieve spellen. Bewegen stimuleren is dé manier om je personeel weer op te laden. Bedenk dat je voor grotere apparaten bij qeld.com/nl/ een goede bedrijfslening kan aanvragen.

Zet planten en kunst neer

Weet je wat mensen graag in hun eigen woonkamer zetten? Smaakvolle beelden en wanddecoraties, en grote kamerplanten die tegen een stootje kunnen. Dat is dan ook een volmaakte invulling voor de lege hoeken van je kantoor. Let maar eens op hoeveel knusser en sfeervoller de ruimte opeens wordt.

Breng kleur op je werkplek

Kantoorartikelen staan overal in je bedrijf. En meestal zijn ze grijs, zwart of wit. Net als gekleurde muren worden gekleurde kantoorartikelen geassocieerd met plezier, levendigheid en zelfs met feest. Bestel dus cassettes, ordners en mappen in alle kleuren van de regenboog de volgende keer dat je inkopen doet!

Het kantoor van tegenwoordig ziet er heel anders uit als het kantoor uit vroegere tijden. De kantoorklerk zat vroeger meestal in een slecht verlichte ruimte waar behoorlijk wat werd afgerookt. De verlichting van het kantoor was niet alleen slecht, maar ook het kantoormeubilair liet nog weleens wat te wensen over. De meeste kantoorklerken hadden aan het eind van de dag een verkrampte rug door de slechte houding die ze op de kantoorstoel ontwikkelden.

De kantoorklerk

Toch was de klerk een felbegeerde functie. Zowel kooplieden, als banken, juristen, verzekeringsmaatschappijen hadden klerken in dienst. Ook al was het werk ongelooflijk saai, het was altijd nog beter dan kolenscheppen. Het kantoorwerk bestond voornamelijk uit papierwerk. Zelfs de aristocratische families hadden vaak een eigen klerk om de administratie in te voeren. Toch hadden zelfs deze rijke families niet de kantoren zoals we die nu gewend zijn. Het moderne kantoor kwam pas veel later. De klerken werden wel meer zichtbaar tijdens opkomst van de industrialisatie in de Verenigde Staten en Groot-Brittannië. Ze kregen meer bevoegdheid en waren minder geïsoleerd aan het werk. Het betekende ook nog meer papierwerk.

Witte boorden personeel

Rond 1880 had ongeveer vijf procent van de beroepsbevolking een baan op kantoor. Zeker in de grotere steden groeide deze groep enorm. Toch was er nog steeds geen volledige waardering. De Amerikanen waren nog steeds van mening dat boeren en arbeiders iets produceerden en de kantoorklerk produceerde niets. Toch gingen steeds meer mensen met hun hoofd werken in plaats van met hun handen. Het percentage kantoorpersoneel steeg tussen 1860 en 1920 in een rap tempo. Grote Amerikaanse bedrijven hadden veel ‘witte boorden personeel’ nodig om grote klussen te begeleiden. Zeker de aanleg van de treinrails in de VS heeft flink bijgedragen aan de veranderingen. Er waren steeds meer ‘managers’ nodig. De administratie en de bureaucratie namen de zakenwereld over. Er waren ook steeds meer kantoren nodig.

Kennis en fysieke arbeid scheiden

Rond 1860 werd het door het gebruik van stalen geraamten mogelijk om zeer hoge gebouwen te bouwen, zeker met de komst van de nieuwe liften. Tegen de muur werden hoge stalen archiefkasten geplaatst, het kantoorgebeuren ging verticaal. Dit alles creëerde nieuwe behoeften waardoor er nog meer kantoormedewerkers nodig waren en nog meer kantoren. Er kwam ook het besef dat er behoefte was aan efficiëntie. De ingenieur Frederick Taylor ging hiermee aan de slag bij het staalbedrijf Bethlehem Iron Company. Fysieke activiteiten moesten fysiek blijven en de kennis werd verplaatst naar de kantoorbedienden. Hierdoor ontstond weer een nieuwe bedrijfstak, namelijk efficiënte bedrijfsprocessen in kaart brengen. Nog meer papierwerk en nog meer kantoormedewerkers. Er werd een speciale afdeling in het leven geroepen, namelijk de HR (Human resources) afdeling of wel de afdeling personeelszaken. Dit proces waarbij de arbeid van de kennis wordt gescheiden wordt het Taylorisme genoemd.

Rond 1920 werkte veel kantoorpersoneel als stenotypiste of secretaresse. Zij werkten voornamelijk met een typemachine. Rond het jaar 1926 lag het percentage wat met de typemachine werkte al rond de 88 procent. Men kwam er ook achter dat de grote kantoorruimte niet efficiënt was. De inrichting van deze ruimte ging op de schop. Invloedrijke architecten zoals Le Corbusier werden aangesteld om samen met Frederick Taylor het kantoor effectiever te ontwerpen. Er moest een ideale werkplek ontstaan. Natuurlijk waren Le Corbusier en Frederik Taylor niet de enige die met ideeën rondliepen, ook anderen gingen aan de slag met plannen voor een ideale kantoorplek.

Van een grote naar een kleine plek

Rond de jaren zestig kwamen er steeds meer anderen met nieuwe ideeën over het kantoor. Rust en ruimte moest voor minder afleiding zorgen en het werken efficiënter maken. Ook privacy werd belangrijker. Robert Propst lanceerde zijn Action Office. Dit Action Office systeem had werkvlakken die aangepast konden worden en meubilair dat kon verschuiven. Het werd geen succes. Zijn tweede versie Cubicle daarentegen wel. De modules in dit project en de ruimten met verticale scheidingswanden kon een werkplek voor een groep ineens veranderen in een werkplek voor een individu.

Het welzijn van de werknemer in het gedrang

De bedoeling van de ontwerper was om meer persoonlijke ruimte te creëren en meer privacy, maar het werd juist ingezet om meer medewerkers in een ruimte te kunnen proppen. De gemiddelde werknemer ging van 46 m2 naar 19 m2 in 2010. Vandaag de dag werken nog steeds 70% van de Amerikaanse bedrijven volgens een soort van Action Office systeem. Inmiddels is er ook door onderzoekers aangetoond dat deze manier van werken eigenlijk heel erg uitputtend kan zijn op het geestelijke vlak, het veroorzaakt stress en het is fysiologisch ongezond. Als we voortdurend gestoord worden tijdens het werk of blootgesteld worden aan veel lawaai en een gebrek aan persoonlijke ruimte hebben, dan neem onze bloeddruk alleen maar toe en dat is niet goed voor het afweersysteem van ons lichaam. In 2000 overleed Robert Propst, maar hij gaf voor zijn dood aan verbitterd te zijn over de verkeerde toepassing van zijn projecten. Hij veroordeelde de werkgevers over deze manier van toepassen. Het gaf aan dat zij alleen maar wilde besparen op de uitgaven en daarbij voorbijgingen aan het welzijn van de werknemers.

De typemachine, wie heeft hem nog? De laatste fabriek die typemachines maakte, zat in het Indiase Mumbai, maar ook deze fabriek is nu gesloten. Er waren te weinig orders. Inmiddels is de typemachine vervangen door de computer en is de typemachine meer een collectors item geworden. Toch zijn er nog mensen die nog steeds werken op een typemachine. Soms omdat ze het geluid rustgevend vinden of gewoon omdat ze er aan gewend zijn.

De typemachine in massaproductie

De eerste typemachine die geschikt was voor massaproductie werd ontworpen in 1868 door de Amerikaan Sholes, maar het was niet de typemachine waar als eerste octrooi voor werd aangevraagd. Dat was die van de Brit Henry Mill. Tussendoor werd de typemachine iedere keer opnieuw uitgevonden, waaronder door Pellegrino Turry, diegene die ook de uitvinder was van het carbonpapier. Of die eerste typemachines nou zo’n verbetering waren, daar hebben we onze twijfels over. Het schrijven ging sneller. En het indrukken van de toetsen was een flinke klus. Alleen mensen met een zeer onduidelijk handschrift hadden er zeker baat bij.

De bekende QWERTY-stijl

Christoper Latam Sholes was de eerste die typemachines maakte die werkten volgens het principe van de hamerslag en waarbij de letterstangetjes niet in elkaar vast kwamen te zitten. Sholes had daar een handige oplossing voor, hij paste de volgorde van de letters aan. Het QWERTY-toetsenbord was geboren. Vanaf 1910 werd de typemachine door verschillende bedrijven gestandaardiseerd. Vanaf 1960 werd de typemachine dan ook op grote schaal gebruikt, later in de elektronische vorm. Door de komst van de computer en eigenlijk al bij de elektronische typemachine is de functie van typiste verdwenen. Tegenwoordig kan bijna iedereen zijn eigen brief typen.

Tegenwoordig gaat het er heel anders aan toe op kantoor. Ergonomisch werken is de trend. Met ergonomisch werken wordt bedoeld dat de werkplek precies op de werknemer is afgestemd zodat hij of zij perfect kan functioneren en optimale prestaties kan leveren. Om een ergonomische werkplek te creëren moet er naar een aantal punten worden gekeken, zoals een goede zithouding. Als we namelijk te lang verkeerd zitten is dat niet goed voor ons lichaam. De juiste kantoormeubelen kunnen deze optimale houding bewerkstelligen.

Waar moet je op letten?

Zo is bijvoorbeeld de positie van je hoofd belangrijk, je hoofd moet recht boven je schouders zijn. Hang nooit te ver voorover, maar zit ook niet te dichtbij je scherm. Het scherm moet vlak voor je staan en de bovenkant van het scherm mag niet boven ooghoogte komen. Ook de muis moet binnen handbereik zijn en je armen moeten ten alle tijden goed ondersteund worden. Laat je voeten niet hangen en loop af en toe een rondje. Geef ook je ogen af en toe rust door soms niet naar het beeldscherm te kijken. Vermijd ook lichtweerkaatsing op het scherm. Bel je veel op kantoor? Neem dan een headset en klem de telefoon zeker niet tussen je hoofd en je schouder.

Niet alleen het verkeerd zitten op kantoor is slecht voor je algehele gesteldheid, ook de omgevingsfactoren spelen een belangrijke rol. Denk maar aan collega’s die voortdurend hard tetteren of en te warme of te koude omgeving. Mensen zijn ook visueel ingesteld, dus ook het licht en de omgeving is belangrijk.

Daglicht en de juiste temperatuur

Te weinig licht kan je slaperig maken of tot fouten leiden en het heeft invloed op je humeur. Er gaat niets boven daglicht. De beste temperatuur is voor iedereen verschillend, dus moet er een gemiddelde gevonden waarbij iedereen goed presteert. Meestal ligt deze temperatuur rond de 21 graden Celsius. Een te hoge of te lage temperatuur kan stress, moeheid, longproblemen of geïrriteerde luchtwegen veroorzaken.

Een goede werksfeer

Het is belangrijk dat je kunt kiezen voor een stille of een drukkere plek en de akoestiek is altijd erg belangrijk. Een slechte geluidsomgeving kan het werkplezier verminderen, maar ook de productiviteit en de concentratie. Ook de opstelling van je werkplek kan voor concentratieverlies leiden. Als je net naast de koffiemachine zit waar iedereen koffie komt pakken, zorgt dat voor te veel afleiding. Een goede werksfeer op het kantoor is zeker ook belangrijk. Een gezonde werksfeer bestaat uit een stressvrije omgeving en geen pesterijen. Dit vermindert de uitval en verhoogt de productiviteit.